Multitasking: Aynı Anda Birden Fazla İşe Odaklanmak Mümkün mü?

Arda TUNÇÇEKİÇ

Aynı anda birden fazla işi yapabilmek kulağa hoş gelen bir kabiliyet. Bunun için İngilizcede güzel bir terim var: “Multitasking“. Multitasking’in Türkçesini araştırdığımda Türk Dil Kurumu sözlüğünde bir karşılık bulamadım. Ama sanırım Google Translate’in yaptığı gibi, birebir kelime çevirisi yaparak elde edilen “çoklu görev” kelimesini kullanmak yanlış olmaz. Bu yazımızda “multitasking” ya da Türkçe çevirisi ile “çoklu görev“in etkileri üzerine konuşacağız.

Bilgisayarlarda Multitasking / Çoklu Görev

Multitasking/Çoklu Görev terimi ilk olarak 1965 yılında IBM şirketi tarafından, bir bilgisayarda aynı anda birden fazla işin yapılabilmesi özelliği anlamında kullanılmış. 1

1 Bilgisayar, 1 Program Dönemi

Daha önceki bilgisayar sistemlerinde aynı anda sadece bir adet program çalıştırılabilmekteymiş. Çalışmakta olan program kapatılmadan bir diğerini başlatmak mümkün değilmiş. Bilgisayar işletim sistemlerindeki gelişmeler sonucu multitasking özelliği ile aynı anda iki veya daha fazla program çalışabilir olmuş.

Multitasking terimi bilgisayarlar için kullanılmaya başlandıktan bir süre sonra analoji yapılarak insanlar için de kullanılmaya başlanmış. İnsanlar da aslında çoğu zaman farkında olsun olmasın, multitasking yapmakta yani aynı anda birden fazla işe odaklanmakta. Araba sürerken yanımızdakilerle konuşmak, gitar çalarken bir yandan şarkı söylemek multitasking’e verilebilecek birkaç örnek. Bu örnekler neredeyse otomatize hale gelmiş işler olmasına karşın, dikkat dağıtıcı ek bir faktörün daha devreye girmesi halinde hataya yol açabiliyor.

Zaman Paylaşımı

Düşünce gücü gerektiren çoklu görevleri yaparken aslında şöyle bir durum var: Bilgisayar örneğinden devam edecek olursak, bir adet işlemciye sahip bir bilgisayar aynı anda birden fazla programı çalıştırıyor olsa da aslında tam anlamı ile çoklu görev yapmıyor. Çünkü bilgisayarın işlemcisi bir zaman dilimi içerisinde sadece bir işlem yapabilmekte. O zaman çoklu görev yapabilen sistemler nasıl çalışıyor dersek, bilgisayarın işlemcisi sıra ile bir bu işleme, bir de öbür işleme zaman ayırıyor. İşlemci ikinci işleme geçtiği zaman birinci işlem beklemede kalıyor.

Fakat bilgisayarın işlemcisi bunu o kadar hızlı yapıyor ki, beklemede kalan işlerin süresi çok az oluyor ve dışarıdan bakınca sanki tüm programları aynı anda çalışıyor olarak görüyoruz. Bu nedenle bu tür çalışma şekli için aslında çoklu görev demek yerine zaman paylaşımı (time sharing) terimini kullanmak daha uygun olabilir. Zaman paylaşımını şematik olarak aşağıdaki gibi çizebiliriz.

Bilgisayar işlemcisinde bir döngü sırasında sırasıyla yaplan işler. Bilgisayar işlemcileri nasıl çoklu görev, multitasking yapıyor?

Not: Burada anlatmak istediğim noktaya ulaşmak için tek çekirdekli, geleneksel bir bilgisayar işlemcisini örnek aldım. Modern işletim sistemleri çoklu görev kapsamını oldukça geliştirmiş olsa da, bilgisayarlardaki çoklu görev kavramının temeli bu şekilde.


İnsanlarda Multitasking / Çoklu Görev Becerileri

İnsanlar için de benzer durum söz konusu. Aynı anda film izlerken bir yandan da ders çalıştığımızı söyleyebiliriz ama aslında dikkatimiz sıra ile bir derse, bir diziye yönelmekte. Dikkatimizi filmdeki karakterin söylediklerini dinlemeye (ve anlamaya) verdiğimiz zaman diliminde, çalıştığımız dersteki matematik probleminin çözümü üzerinde aşama kaydetme yeteneğine sahip değiliz. Aslında yaptığımız, izlediğimiz filmdeki atıl sahneler sırasında derse odaklanıp, diğer kısımlarda filme ağırlık vermek, sonra tekrar derse yönelip, sürekli olarak her ikisi arasında geçiş yapmak.

Çünkü insan beyni aynı anda sadece bir işi tam anlamıyla yapabiliyor. Birden fazla işi aynı anda yaptığımız zaman, bilgisayar örneğinde olduğu gibi, ilgimizi sürekli işler arasında dağıtmamız gerekiyor. Ve bizler, maalesef, bu konuda bilgisayar işlemcileri kadar hızlı değiliz. 2 3

Basit bir multitasking örneği olarak araba kullanırken cep telefonu ile konuşmanın dahi kaza riskini yaklaşık 4 kat arttırdığı sonucuna varılmış. 4

Multitasking ve Zaman Maliyeti

Ayrıca insanlarda odaklanma gerektiren görevler arasında gidip gelmenin bir de zaman maliyeti var. Basit ve neredeyse refleks olarak yaptığımız işler arasında bile geçiş yaptığımızda, geçişlerde ölçülebilir bir zaman kaybı oluşmakta.

Daha karmaşık işlerde, örneğin bir bilgisayar yazılımı yazarken, yazılımın karmaşık bir yerinde aklınızda aynı anda ilişkisel birkaç bilgiyi tutarken, hızlı ve hatasız çalışması için izleyeceğiniz yöntemleri oluşturmuşken ve bunları yazılım dilinin kuralları dahilinde uyarlıyorken yanınıza birinin gelip size karar vermeniz gereken başka bir konuda soru sorması konsantrasyonunuzun tamamen bozulmasına, kaldığınız yere geri dönmeniz için tekrar zaman harcamanıza yol açıyor.

Odaklanma sırasında dikkatin dağılması. multitasking. çoklu görev

Bunu defalarca üst üste yaptığınızda ise bıkkınlık hissi oluşması, tekrar konsantre olarak işe geri döneceğiniz sırada “nasıl olsa yine dağılacağım” diyerek derin odaklanma süreçlerine geçmeye çekinmenize yol açabiliyor.

Multitasking Verim Düşürüyor

Bunun tam tersi hisleriniz olabilir ve “hem bir sürü iş yapıyorum hem de herkese cevap verebiliyorum, rahatlıkla çoklu görev yapabiliyorum” diye düşünebilirsiniz fakat bu şekilde çalışmanın sonucu, çalıştığınız konu(lar) üzerindeki hızınızın düşmesi ve hata yapma ihtimalinizin artması oluyor.

İnsan beyni multitasking yapmaya başladığı zaman, yapılan işlerin tümünün tamamlanması için harcanan sürenin, işlerin sırayla teker teker ele alınmasındanki süreden daha uzun sürdüğünü gösteren araştırmalar bulunmakta. Sebebi, her bir farklı işe geçişte odaklanmak için harcanan süre. 5

İngiltere’deki York Üniversitesi tarafından yapılan bir başka araştırma göstermiş ki ders sırasında uygun bulduğu bir anda farklı bir konu üzerinde ikincil bir iş yapan öğrencilerin ders sonrasında yapılan anlama testindeki başarı oranı %11 oranında daha az olmuş. Çoklu görev yapan birilerinin yanında çalışıyor olmanın da kendimizin çoklu görev yaparak çalışmasından daha fazla olumsuz bir etkisi olduğu sonucuna varılmış. Bu öğrenciler de %17 daha düşük puan almış. 6

Genç jenerasyon, çoklu görev yapmanın normal olarak kabul edildiği bir dünyada büyüyor. Bu sebeple ben yapabiliyorum, sorun yok diye düşünüyor olabilirler fakat bu çalışma aynı yaş grubundakiler için de çoklu görev yapmanın olumsuz etkilerini gösteriyor.

Uygun Çalışma Ortamı Nasıl Olmalı?

Özetle, zihin gücü ve dikkat gerektiren konular üzerinde çalışırken sadece o konuya odaklanarak çalışmanın avantajları var. Bunun için dikkat edilmesi gereken en önemli 3 madde olarak şunları sayabiliriz:

  1. Telefonun sessize alınması, ters çevrilmesi ya da tamamen kapatılması.
  2. Yaptığınız iş dışında başka dikkat dağıtıcı faktörlerin etrafta olmaması.
  3. Başkalarıyla ortak bir alanı paylaşıyorsanız kendinize sessiz bir ortam sağlamak, bu mümkün değilse ve müzikle çalışabiliyorsanız bir kulaklık takmak.

Bunun gibi önlemler çalıştığımız konu üzerinde daha verimli olmamızı sağlayacaktır. Odaklanmanızı arttıracak şekilde kendinize uygun başka yöntemler de belirleyebilirsiniz.

Dikkat dağıtıcı etkenlerden en başta geleni cep telefonları diyebiliriz. Amerika’da yapılan bir araştırma, cep telefonlarının ortalama olarak her 10 dakikada bir kontrol edildiğini ortaya çıkarmış. 18-24 yaş aralığında olanların da telefonlarını daha da sık (5 dakikada bir) kontrol ettiği görülmüş. Bundan dolayı bir işe odaklandığımızda telefon aramaları, mesajları ve bildirimleri ile dikkatimizin dağılmamasına özellikle dikkat etmek faydalı olacaktır.7


İşyerinde Multitasking Çalışanın Performansını Nasıl Etkiler?

Önceki bölümde, anlık olarak yapılması gereken işler kapsamında düşündüğümüzde çoklu görev becerisinin aslında pek de iyi bir şey olmadığından bahsettik. Bir de iş yerlerindek size üzerinde çalıştığınız konunun yanı sıra “şu vakte kadar şunu, şunu, bir de şunun yapılması gerekiyor” diye farklı işlerin verildiği durumları irdeleyelim.

Ve her bir işin ara kademelerinde ilerleme göstermek durumunda olduğumuzu veya bu işlerin üzerinde paralel olarak çalışmamız gerektiğini düşünelim. Bu işleri sırayla yapmak, birini bitirip diğerine başlamak söz konusu olmasın.

Çoklu görev yapan personel. multitasking ve çalışma hayatı.

Böyle durumlarda, aynı anda birkaç projeyi birlikte götürmenin bazı yan etkileri bulunmakta.

  • Her bir projenin tamamlanma süresinin uzaması

Her bireyin belirli bir enerjisi, becerisi, iş gerçekleştirme gücü var. Örnek olarak personelimizin tam kapasite çalıştığında belirli bir süre zarfında 100 birimlik iş yapma kapasitesi olduğunu varsayalım. Bu durumda bu personele 100 birimlik çalışma gerektiren bir iş verilirse o süre zarfında bu iş tamamlanmış olur.

Personelimiz bir işe başlamış ve bu işi belirli bir sürede bitirmeyi planlamışken, daha bu işi tamamlamadan kendisine, “nasıl olsa araya sıkıştırır, biraz daha gayret eder yapar” diye benzer çaba gerektiren bir iş daha, bir iş daha ve başka bir iş daha verildiğini düşünelim.

Bu durumda kendisine paralel olarak çalışması verilen diğer işlerle birlikte personelin her bir işe ayırabileceği enerji bir anda dörde bölünüyor ve 25 birime düşüyor.

Bu da her projenin tamamlanma süresinin 4 kat, hatta projeler arası geçişlere harcanan süreyi, artan hata/eksik ihtimallerini ve bunların düzeltilmesi için gereken zamanı eklersek, toplam sürenin daha fazla uzaması anlamına geliyor. Kısacası sıra ile biri bitip diğerine başlandığı zaman 1’er ay sürecek projelerin tamamlanması 6 ay alırsa buna şaşırmamak gerekiyor.

Bu çalışma tarzında dikkat almak gereken bazı noktalar şunlar:

  • Kişisel tatmin: Uzun zaman boyunca kişinin üzerindeki işlerden hiç biri tamamlanamadıkça/bitirilmedikçe, kişisel tatmin yaşanamıyor. “Başardım” duygusu hissedilemiyor.
  • Projeler arası olan geçişlerde yaşanan adaptasyon süresi ve hata riski: Konsantrasyon gerektiren her bir projeden diğerine geçişte bir miktar bir bocalama/adaptasyon süresi yaşanabilir.  “Ben şimdi en son nerede kalmıştım, neler yapıyorduk burada” şeklinde zaman kaybedilebiliyor. Bu geçişlerde projelere ait akılda tutulması gerekenler yeterince hatırlanamayabiliyor ve hata yapma riski de artıyor.
  • Müşterilerin mutsuz olması: İşin yapılmasını bekleyen her bir iç ya da dış müşteri, yaklaşık bir ayda bitecek bir işin birkaç ay geçmesine rağmen hala bitmediğini görünce mutsuz oluyor ve her bir müşteri ayrı ayrı sebebini sormaya başlıyor. İşi yapan personel, 4 farklı proje için 4 farklı sabırsızlanan müşteriye veya üstlerine ayrı ayrı neden gecikme yaşandığını izah etmek durumunda kalabilir ve bu da motivasyon kırıcı olabilir.
  • İşlerin yetişmesi için fazla mesai yapılması: Personel iş gerçekleştirme gücünü kendini oldukça zorlayarak, mesai saatlerini arttırarak, önceden bahsettiğimiz 100 birimden 160’a çıkartsa bile, 4 farklı konu üzerinde çalıştığında her proje için 100 değil, ancak 40 birim enerji ayırabilecek. Bu, onca çabaya rağmen her proje üzerindeki hızın yarıdan daha fazla düşmesine neden oluyor. Bu şekilde çalışan personel ekstra gayretine rağmen bir de üzerine yukarıda bahsettiğimiz gibi tenkit edilirse daha da mutsuz oluyor.
  • Personelin işten ayrılma riski:  İşin insan kaynakları açısından da dikkate alınması gereken yönü var. Bu çalışma tarzı kronik olarak devam ettikçe personel normal iş gücünün üzerinde çabalamasına rağmen ne kendini ne de başkasını mutlu edemediğini gördüğünde işinden soğumaya başlıyor ve farklı arayışlara girebiliyor.
Tek proje üzerinde çalışmakla birden fazla proje üzerinde çalışmanın farkları

SONUÇ

Multitasking, çoklu görev üzerine özetle şunları söyleyebiliriz.

Hayatın ve çalışma koşullarının her zaman ideal olmadığı bir gerçek. “Ben sadece bir işi yapayım, o bitmeden başka bir işi almıyım” tarzı bir yaklaşım pratikte çok mümkün olamayabiliyor ve bir noktada kendimizi birden fazla konu üzerinde çalışıyor bulabiliyoruz. Ama kendi özel işlerimiz için de, şirkette çalışan bir personel olarak veya bir proje yöneticisi olarak bilmek gerekiyor ki aynı anda birden fazla konu üzerinde çalışmanın yapılan işlerin verimi (zaman, maliyet, kalite) üzerinde dikkate alınması gereken olumsuz etkileri bulunmakta.

Bireysel olarak; bir konu üzerinde çalışırken dikkat dağıtıcı tüm faktörleri ortadan kaldırmaya, sadece yapmakta olduğumuz işe odaklanmaya çalışmak verimimizi ve yaptığımız işin kalitesini arttıracaktır.

Şirket/Proje yönetimlerinde ise;

  • Hangi işin yapılması gerektiğinin belirlenmesi,
  • Gerekli olmayan işlere girilmemesi,
  • Yapılacak işlerin önceliğinin/sıralamasının belirlenmesi,
  • Adil/eşit görev dağılımı yapılması,
  • Zaman çizelgelerinin gerçekçi olması,
  • Bir iş üzerinde yoğunlaşmış olan personele mümkünse aynı zaman diliminde başka görevler verilmeyip bir ders programı şeklinde haftanın hangi günleri hangi konu üzerinde çalışacağının belirlenmesi

gibi önlemler, kısacası işlerin proje yönetimi açısından bakılarak ele alınması yukarıda bahsedilen olumsuzlukları azaltabilir.


Bunlar da ilginizi çekebilir:

Slide 3

Eskişehir denilince akla ilk gelenler: Çibörek, Porsuk Çayı, Devrim Arabaları, Hızlı Tren, Odunpazarı Evleri... Sadece o kadar mı peki Eskişehir? Elbette hayır. Eskişehir'de bir günü dolu dolu geçiren Berkay Özdemir tecrübelerini yazdı.

Slide 3

Joseph Beuys’ın bir kartpostalda İkiz Kulelere Cosmas ve Damian adını yakıştırması sanatçı içgüdüsü müydü? İkizler bir uzuv nakli ile medeniyetleri birleştirirken İkiz Kulelerin medeniyetler çatışmasının ateşleyicisi olması bir tesadüf mü?

Slide 3

"Nasıl ve ne zaman yetişkin olduk? Kaç farklı yetişkinlik evresinden geçtik? Yetişkinlik kavramına dair ilk farkındalığım bundan 6 sene önce 2014 yılında Japonya’da bir müze etkinliğinde gerçekleşti. 2014 yılının Nisan ayında Japonya’da, Hiroşima Barış Müzesi’ndeydim. Kiraz çiçeklerinin, bir diğer adı ile sakuraların en yoğun olduğu dönemdi."

İnsan Kendi ile Kaç Kere Tanışır?

"İki arkadaşımla gün batımında yürürken aniden gökyüzü kahverengiye dönüştü. Durdum, hissizleştim ve bir parmaklığa dayandım. Bir tarafta şehir uzanıyordu ve altımda fiyort vardı. Güneş battı, bulutlar sanki kanla kırmızıya boyanmıştı. Arkadaşlarım yürümeye devam ettiler. Ben ise orada korkuyla titreyerek kalakaldım ve tüm doğanın çığlık attığını hissettim. Resmi yaptım, bulutları kan rengi boyadım. Renkler de çığlık atıyorlardı."

İnsan Kendi ile Kaç Kere Tanışır?

Müzede insan kendini nasıl yeniden keşfeder? Aynı eseri, bir başka pencereden nasıl gözlemler ve hatta kendi eserini yaratır? Müze ile yaratıcılık, sanat ile kişisel gelişim nasıl buluşur? Avukat ve Müze Eğitimcisi Birgül Feyzioğlu, müzeler haftasının ardından müze eğitiminin önemini yazdı. Türkiye Barolar Birliği Hukuk Müzesi’nde düzenlenen eğitimlerdeki tecrübelerini aktardı. Müzeli günler özlemi ile…

Slide 2
Av. özge üstün

Roma’da toplum düzeninin sağlanması için yüz yıllar önce uygulanmaya başlayan birçok hukuk kuralı, günümüz yasalarının temelini oluşturmaktadır. Giresun Barosu’ndan Avukat Özge Üstün, Roma Hukuku’ndaki çocuk hakları düzenlemelerini inceledi.

previous arrow
next arrow

Son Yazılanlar:

Referanslar

Öncelikle, her yazımda olduğu gibi bu yazı için de editleme desteğinden dolayı Begüm Feyzioğlu‘na çok teşekkür ediyorum.

Yazıda geçen referansların listesi:

  1. IBM Operating System/360 Concepts and Facilities by Witt and Ward. IBM Systems Reference Library. File Number: S360-36
  2. MIT: Neuroscientist, Earl Miller
  3. To Multitask or Not to Multitask: How Your Brain Multitasks
  4. Daniel L. Schacter; Daniel T. Gilbert; Daniel M. Wegner (2011) [2009]. Psychology (2nd ed.). Worth Publishers. Page: 132
  5. www.fritzhubbard.org/words/The_Multitasking_Generation.pdf
  6. Multitasking hinders classroom learning for both users and nearby peers
  7. Americans Check Their Phones 96 Times a Day